Бот для приёма заявок: как бот заменяет администратора ночью и в выходные

Бот для приёма заявок отвечает клиенту в ту же минуту, задаёт уточняющие вопросы и кладёт готовую заявку в CRM, пока администратор спит. Утром менеджер открывает карточку, где уже есть имя, телефон и суть запроса, и сразу звонит. Ниже разбираем, как это работает, на одном примере: от сообщения в 23:40 до утренней карточки в CRM.

Почему заявки пропадают ночью и в выходные

Клиент увидел рекламу вечером и написал: «Сколько стоит?» или «Есть места на этой неделе?». Ответа нет до утра. К утру он уже договорился с теми, кто ответил первым, а администратор видит в мессенджере короткое сообщение без имени, телефона и подробностей.

Дальше всё складывается против вас. Обращения приходят в разные места: в личку, в чат, через сайт. Утром у администратора звонки, текущие клиенты и пачка ночных сообщений, и по каждому нужно заново выяснять, чего человек хотел. Часть заявок так и не доходит до CRM.

Как бот принимает заявку: пример с 23:40

Возьмём для примера языковую школу с двумя филиалами. Администратор работает с 10 до 19, реклама показывается круглосуточно. В 23:40 мама восьмилетнего ребёнка пишет школе в Telegram: «Здравствуйте, есть группы английского для детей?»

Что спрашивает бот

Бот отвечает сразу и ведёт разговор кнопками, чтобы клиенту не пришлось писать длинное сообщение:

Весь разговор занимает пару минут. Если клиент хочет спросить что-то своё, он пишет свободным текстом, и вопрос попадает в заявку вместе с ответами.

Если школа записывает на пробный урок по расписанию, бот может сразу предложить свободное время. Как устроена такая запись, разобрали в статье про бота для записи клиентов. Здесь речь о заявках, после которых менеджер связывается с клиентом сам.

Что утром видит менеджер

В 23:42 в CRM появляется сделка, а в рабочий чат администраторов приходит уведомление с короткой выжимкой. Утром в карточке заявки лежит:

• имя и телефон, которым клиент поделился в Telegram;
• ученик 8 лет, начинает с нуля, хочет заниматься очно;
• ближайший филиал и удобные дни;
• источник: Telegram, переход по ссылке из рекламы с меткой кампании;
• вся переписка с ботом.

Менеджер не переспрашивает то, что клиент уже рассказал, и звонит с готовым предложением. Метку кампании бот берёт из ссылки: у каждой рекламы своя ссылка на бота с параметром start, и в CRM видно, какое объявление привело клиента. Если клиент ночью так и не оставил телефон, заявка с перепиской всё равно остаётся, и утром ему можно ответить через бота.

Что бот берёт на себя, а что оставляет людям

Бот хорошо делает однотипную работу: отвечает на частые вопросы про цены, адреса и расписание, задаёт одни и те же уточняющие вопросы, показывает варианты из прайса, записывает контакт и источник, ставит задачу менеджеру. Ночью, в выходные и в праздники он работает так же, как днём. Если выбор сложнее прайса, бот задаёт несколько вопросов и сам предлагает подходящий вариант: так бот-консультант инвестиционной компании подбирает клиенту тариф.

Человек нужен там, где начинается разговор: нестандартная просьба, сомнения, торг, недовольный клиент. Для этого в боте есть кнопка связи с менеджером. Бот передаёт диалог вместе с уже собранными ответами, и клиенту не приходится рассказывать всё заново. Ночью бот сразу предупреждает, во сколько ответит менеджер.

ИИ-администратор: когда кнопок мало

Обычно хватает сценарного бота с кнопками: клиент выбирает из вариантов, и ошибиться боту негде. ИИ-администратор нужен, когда клиенты пишут длинные сообщения своими словами или задают вопросы, которые не уложить в меню. Модель понимает свободный текст, отвечает по вашей базе знаний и заполняет те же поля заявки.

Модель может ошибиться, поэтому цены считает код по вашему прайсу, а на вопросы ИИ отвечает только по вашим материалам и передаёт менеджеру то, чего там нет. Модель подойдёт любая: GPT и Claude подключаем через посредника или сервер за рубежом, есть и российские GigaChat и YandexGPT. Контакты клиентов остаются в базе в России.

Один бот в Telegram, MAX, VK и на сайте

Клиенты пишут туда, где им привычно: кто-то в Telegram, кто-то в MAX или во ВКонтакте, кто-то в виджет на сайте. Мы делаем одну логику бота и подключаем к ней каналы. Сценарий, вопросы и CRM общие, а в карточке заявки отмечено, откуда пришёл клиент. Утром менеджер видит один поток заявок в CRM вместо переписок в четырёх разных местах.

MAX стоит подключить уже сейчас: с февраля 2026 года Роскомнадзор ограничивает работу Telegram, а MAX продвигают как национальный мессенджер. Бота для MAX создают на платформе dev.max.ru от имени организации, и он проходит модерацию. Если бот уже работает в Telegram, MAX подключается к тому же бэкенду. Подробнее на странице ботов для MAX.

Как бот не теряет заявки

Потерять заявку можно и с ботом, если не продумать мелочи. На что мы смотрим при внедрении:

• Контакт и источник. Каждый диалог привязан к клиенту: ID в мессенджере, телефон или почта, если они нужны. К заявке пишутся услуга, филиал и рекламная кампания.
• Передача человеку без повторов. Менеджер получает выжимку разговора, и после слов «сейчас переключу» клиент не объясняет задачу заново.
• Вопросы по делу вместо анкеты. Где можно, клиент отвечает кнопками, где нужно, пишет свободным текстом. Бот спрашивает только то, без чего менеджер не сможет позвонить с предложением.
• Надёжность. Важные события пишутся в журнал, доступ к заявкам разграничен по ролям, есть резервные копии и мониторинг, который сообщает, если бот перестал отвечать.
• Данные в России. Имена и телефоны россиян по 152-ФЗ хранятся в базе на сервере в России.

Как заявка из бота попадает в воронку amoCRM и Битрикс24 и как клиенту приходят статусы, разобрали в статье об интеграции бота с CRM.

Сколько стоит бот для заявок

Бот для приёма заявок и записи стоит от 50 000 ₽ и делается от 2 недель. Цена и срок растут от числа сценариев, каналов, интеграций и ИИ. После бесплатного разбора присылаем смету за 1 рабочий день, цена в ней фиксируется, оплата идёт по этапам, демо показываем каждую неделю. Варианты с ценами собраны на странице бота для приёма заявок, подробнее о ценах в статье сколько стоит чат-бот, а описать свою задачу можно в брифе.